Где хранить документы ИП и ООО: 4 года или 10 лет

По НК РФ хранение бухгалтерских документов — обязательное. И ответственность за это лежит на руководителе. Разберёмся, какие документы и сколько хранить, и где это удобно делать.

Сколько хранить

• Первичка (счета, накладные, акты) — 5 лет с момента окончания отчётного периода
• Кадровые документы — до 50 лет
• Уставные документы — постоянно, до ликвидации компании
• Договоры с контрагентами — 5 лет после истечения договора

Где хранить

В офисе — занимает место, рискуете при пожаре или прорыве. Дома — нельзя по закону. На самосвальном складе общего хранения — медленный доступ, риск перепутать с чужими. Индивидуальный бокс — оптимально: ваш закрытый бокс, доступ 24/7, климат-контроль (важно для бумаги — иначе через 3–5 лет пожелтеет и осыпется).

Как организовать

Стеллаж с папками по годам и видам документов. Опись на стене бокса (мы повесим бесплатно). Опись в Excel — копию в бокс, копию у вас. Ежемесячно (или ежеквартально) приезжаете, сдаёте свежие папки в архив, забираете старые на уничтожение.